L'assistant de direction connaît diverses appellations dans le secteur : secrétaire de direction, office manager, exécutive assistant ou encore attaché de direction. Il accompagne un supérieur dans la gestion administrative. Il peut accompagner un chef d'entreprise comme un chef de service. Ces missions sont diverses tout comme ses compétences nécessaires.
Les missions de l'assistant de direction
Personne de confiance, il s'attache à faciliter la gestion administrative d'un groupe ou d'un service. Il doit gérer et coordonner toutes ces considérations. Dans ce sens, ces principales missions tournent autour :- De l'organisation de l'entreprise ou du service et de tous les événements ;
- De la tenue des agendas de l'entreprise, du service et des membres ;
- De gérer la communication de l'entreprise ou du service ;
- De la communication des données de l'entreprise ou du service comme les rapports d'activités, les résultats, etc.
Les principales activités de l'assistant de direction
D'une part, l'assistant de direction doit tenir l'organisation de l'entreprise et du dirigeant auquel il est rattaché. Il est l'agenda de ce dernier. L'agenda quotidien et à long terme doit constamment être mis à jour par l'assistant de direction et doit être communiqué à son supérieur. Il doit prendre les rendez-vous, consulter les mails, mettre en place les jours de congés, etc. Dans le cadre de rendez-vous ou d'événements d'entreprise comme des réunions ou des déplacements, il est chargé de la préparation et de l'organisation de ces événements, tant dans sa dimension de planification au niveau de l'agenda que dans sa dimension concrète en préparant tous les documents ou éléments nécessaires à cet événement. D'autre part, l'assistant de direction est aussi préposé à la gestion, l'archivage et la classification de tous les documents de l'entreprise ou de son supérieur. Tous ces documents doivent constamment être classés et à disposition. En charge de la réception du courrier et des mails, il doit tenir au courant son supérieur de toute information ou de tout nouveau document important. Dans ce sens, il assiste bien évidemment aux réunions et doit réaliser les comptes-rendus qui sont eux aussi à classer. De plus, en lien avec ces missions administratives, il doit gérer les notes de frais et réaliser les bons de commande pour tout matériel nécessaire à l'entreprise. Enfin, après les activités d'organisation et de gestion des données, la troisième activité principale de l'assistant de direction tourne autour de la communication. Il est de son ressort de rédiger tous les supports de communication de l'entreprise, de structurer toute la communication interne et externe de son supérieur et de faire la veille téléphonique et par mail. Toutes ces missions peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise et de son rattachement hiérarchique à un supérieur précis, à un secteur précis ou à l'ensemble de l'entreprise.Les compétences et qualités requises
Les activités de l'assistant de direction varient beaucoup. Elles varient de plus en plus grâce aux nouvelles technologies qui rendent à la fois le travail des assistants plus efficient mais qui en retour peuvent parfois effacer leur rôle. La polyvalence est donc un pilier de ce métier. Afin de prétendre aux activités de la meilleure des manières, l'assistant de direction doit bien évidemment maîtriser les outils bureautiques, disposer des connaissances nécessaires en gestion administrative, en rédaction, en prise de note, en archivage, en planification d'entreprise, en droit du travail, en gestion financière et éventuellement une maîtrise d'une seconde langue. Au-delà de ces compétences techniques, l'assistant de direction doit être discret, organisé, rigoureux, réactif, polyvalent et dynamique. De plus, il doit absolument disposer d'un fort esprit de synthèse, d'analyse, de priorisation des tâches et résister au stress en étant le second de quelqu'un. Le lien relationnel entre ces deux personnes est fort alors l'assistant de direction doit avoir un goût prononcé pour l'assistanat et les relations tout en discrétion, comme l'homme ou la femme de l'ombre.Comment devenir assistant de direction ?
Le parcours pour devenir assistant de direction est tout autant varié que les compétences requises et les tâches associées. Le niveau d'importance des tâches confiées et la capacité à prétendre à un emploi d'assistant de direction dans de grands groupes vont varier en fonction du niveau d'études et d'expérience. Une formation de niveaux BTS, DUT ou licence en assistanat de direction ou dans la gestion administrative et commerciale permettent d'entrer dans le métier. Pour aller plus loin, un master en économie, en gestion voir en droit ou en lettre peuvent aussi vous ouvrir les portes du métier. Un diplôme d'école de commerce peut aussi faire l'affaire.Quel est le salaire d'un assistant de direction ?
Le salaire va bien évidemment varier avec le rattachement hiérarchique et la taille de la structure. En outre, les salaires varient entre 28 000 € et 47 000 € bruts par an, là où le salaire peut descendre à 22 000 € en début de carrière.N’hésitez pas à consulter nos offres Tertiaire.
